Nyhetsbrev Juni 2021

Gevinstrealisering innebærer aktiviteter som må gjennomføres for å oppnå gevinster og gevinster er verdier eller positive effekter som oppnås ved å forbedre prosesser eller innføre nye systemer i drift. Det finnes tre typer gevinster; unngått kostnad, spart tid og økt kvalitet. Gevinstrealisering er en kontinuerlig prosess med å organisere og lede aktiviteter slik at mulige gevinster ved bruk av IKT realiseres. På oppdrag fra styret utviklet DDV i 2020 en modell for praktisk gjennomføring av gevinstrealisering. Vi tok utgangspunkt i Digidirs gevinstrealiseringsmetodikk og utviklet en metode tilpasset DDV-kommunenes behov. For å teste metodikken har vi våren 2021 pilotert den i tre prosjekter. Under finner dere en oppsummering av erfaringer fra piloteringen.

Klare bestillinger bedre samhandling: Prosjektet har fokusert på forbedring av bestilling og samhandling ved IKT relaterte saker og anskaffelser i DDV. Den nye gevinstrealiseringsmetodikken og målingsverktøyet var nyttig og hjalp gruppen med en strukturert identifikasjon av muligheter, flaskehalser og utfordringer. Service avdelingen vil i tiden fremover jobbe med å teste de forbedrede prosessene. Grunnet manglende standardisering samt lite informasjonsgrunnlag har det vært krevende å gjøre nullpunktsmålinger. DDV Service vil fremover sammenligne rapporter fra første kvartal og andre kvartal i 2021 for å identifisere forskjellen mellom saksbehandling før og etter bruk av quicksheets. Gevinstarbeidet har identifisert utfordringer med nåværende saksbehandlingssystem (Pureservice) samt manglende muligheter i dets rapporteringssystem. Dette vil DDV Service jobbe videre med.

Digital Samhandling: Prosjektet innebærer innføring av Teams og SharePoint i DDV-kommunene. Prosjektgruppen opplevde gevinstrealiseringsmetoden og malverket som nyttig samtidig som det var krevende å gjøre dem gjenbrukbare. Resultatene viser at det er mye å spare på bruk av digitale møter. Gjennom nullpunktsmåling identifiserte vi en kostnad for reise (kilometer og reisetid) på 13 kr per kilometer. Eksempelvis vil man, ved å gjennomføre tre av fire årlige møter i de åtte kompetansenettverkene (KNV) i DDV digitalt, spare ca 190 000 kr. Prosjektet bidrar også til besparelser ved enklere informasjonsformidling, færre e-poster, reduserte lisenskostnader samt at skylagring er billigere enn lokal lagring. Filene er også tilgjengelige uavhengig av lokasjon samt at tilgangsstyring via identitetssystemet (eAdm) fjerner manuelt arbeid og reduserer risikoen for feil.

Visma Flyt prosjektene:

Visma Flyt Ressursstyring (VFR): VFR er en del av Visma Flyt Kommune som innebærer digitalisering av turnus, vikar og timeregistreringsprosesser i DDV samarbeidet. Gruppen har fokusert på opparbeidelse av nåværende timeregistreringsprosesser og vaktbok samt nullpunktsmåling. Gevinstansvarlig i Flekkefjord så nytten av å identifisere ulike arbeidsmåter hos enheter av samme størrelse. Ny nullpunktsmåling skal gjennomføres i september 2021 og midtveismåling med bruk av VFR skal utføres etter at ny funksjonalitet er testet i Q4 2021.

Visma Tid: Visma Tid er en del av Visma Flyt kommunepakken tilpasset dagtidsansatte og de som jobber i prosjekter. Gjennom gevinstrealiseringsarbeidet fokuserte man hovedsakelig på digitalisering av manuelle prosesser, digital flyt, arkiv og revisjonsspor. Gevinstkartleggingen viste åpenbare gevinster ved et digitalt system og digital flyt, som eksempelvis revisjonsspor og arkiv. Ledere så en stor gevinst i å få oversikt over ansattes timer, planer og tilstedeværelse. Det medførte mindre tidsbruk på oppfølging av egenmeldinger og timelister. Det ble også identifisert en del muligheter som vil bli videreformidlet til Visma som forbedringsmuligheter og ønsker.

Visma Timeplan (VFT): VFT er en del av Visma Flyt kommunepakken tilpasset ansatte i skole. Her har man utarbeidet en gevinstoppsummering og ikke utført en grundig gevinstrealiseringsprosess.  Det ble identifisert åpenbare gevinster ved å ha et digitalt system og digital flyt som medførte revisjonssporing samt arkiv. Digital vikarhåndtering medførte en forenklet og papirløs prosess.

Ved digitalisering av tjenester er det viktig å se nøye på prosessene slik at de blir forbedret og mer “lean” enn tidligere. I alle Visma Flyt kommuneløsningene ble det identifisert åpenbare gevinster for lønnsavdelingen, særlig for de kommunene som ikke hadde digital flyt i timelisteoverføringen. Lønnsavdelingen unngikk flere dager med manuell punching av timelister i Agresso. Eksempelvis unngikk Lindesnes kommune manuell punching av ca. 750 timelister per måned.

Veien videre: Husk at gevinstrealisering ikke er automatisk og krever eierskap og involvering fra ledelse og ansatte. For å oppnå effektivisering er det viktig å starte gevinstrealiseringsarbeidet tidlig samt ha fokus på det gjennom hele prosjektprosessen. Gevinstrealisering er kommunenes ansvar, men DDV bistår gjerne som fasilitator ved behov. DDV anbefaler effektivisering ved at kommunene samarbeider slik at et utvalg gjør gevinstrealisering og deler erfaringer med de resterende. Dersom ikke analysene viser gevinster er det viktig at man stopper innføringen.

Piloteringen av DDV-kommunenes gevinstrealiseringsmetodikk ble ferdigstilt i juni 2021. I tiden fremover vil alle KNVene få en gjennomgang av gevinstrealisering, ettersom det er lederne i kommunene sitt ansvar å sikre at gevinstrealisering gjennomføres på alle prosjekter.